Quản lý nguồn nhân lực trong một công ty có nhiều thách thức, bao gồm cả việc giải quyết tình trạng ngừng việc. Giấy chứng nhận lương hóa ra là một tài liệu thiết yếu để đảm bảo thanh toán các khoản phụ cấp hàng ngày cho nhân viên nghỉ phép. Điều này đòi hỏi sự hiểu biết tốt về các phương pháp đúng đắn để truyền tải và quản lý tài liệu này. Bài viết này xem xét các khía cạnh khác nhau của giấy xác nhận lương: định nghĩa, nghĩa vụ, quy trình truyền tải, những lỗi thường gặp cần tránh cũng như các giải pháp hỗ trợ quản lý nhân sự. Hãy cùng nhau tìm hiểu sâu hơn.
Giấy chứng nhận lương là gì?
Giấy chứng nhận lương là văn bản chính thức do người sử dụng lao động cấp nhằm thông báo cho Sở An sinh xã hội về tình hình tiền lương của người lao động đang nghỉ ốm. Tài liệu này rất quan trọng để cho phép CPAM (Quỹ bảo hiểm y tế cơ bản) xác định số tiền trợ cấp An sinh xã hội (IJSS) hàng ngày sẽ được trả cho nhân viên. Việc soạn thảo chính xác nó có tầm quan trọng lớn trong bối cảnh trả thù lao liên tục trong trường hợp vắng mặt do bệnh tật, tai nạn hoặc nghỉ phép của cha mẹ, cùng những lý do khác.
Định nghĩa và vai trò trong bối cảnh ngừng việc
Để hiểu phạm vi của chứng chỉ lương, việc khám phá định nghĩa và vai trò của nó là rất hữu ích. Tài liệu này là cầu nối giữa người sử dụng lao động và các tổ chức xã hội, chứng minh rằng người lao động đang làm việc theo hợp đồng vào một thời điểm cụ thể và nêu rõ mức thù lao mà người đó nhận được. Nếu không có giấy chứng nhận này, nhân viên sẽ khó khẳng định quyền lợi của mình trong trường hợp nghỉ ốm hoặc bị gián đoạn khác.
Tài liệu này thực hiện một số chức năng:
- Nó chứng nhận tính thực tế của việc làm và mức lương của người lao động.
- Nó biện minh cho sự vắng mặt của nhân viên trong CPAM.
- Nó cho phép tổ chức áp dụng tỷ lệ đóng góp an sinh xã hội vào khoản bồi thường được trả.
Do những vấn đề này, điều quan trọng là phải hiểu những trường hợp nào cần phải có chứng nhận lương.
Trong trường hợp nào bắt buộc phải có chứng chỉ?
Việc chuyển giấy chứng nhận lương là bắt buộc khi nhân viên nghỉ ốm để được hưởng IJSS. Các tình huống đảm bảo nghĩa vụ này bao gồm:
- Nghỉ ốm (kể cả trường hợp ốm đau kéo dài).
- Tai nạn lao động hoặc bệnh nghề nghiệp.
- Nghỉ thai sản, nghỉ thai sản hoặc nhận con nuôi.
- Bán thời gian trở lại vì lý do trị liệu.
Điều bắt buộc là không được bỏ qua tầm quan trọng của phương pháp này. Việc thiếu sót có thể dẫn đến sự chậm trễ trong việc thanh toán IJSS, do đó tạo ra căng thẳng xã hội trong công ty và có nguy cơ làm phức tạp thêm tình hình tài chính của nhân viên.
Tôi nên sử dụng những hình thức nào để nhận trợ cấp hàng ngày?
Quá trình chuyển giấy xác nhận lương liên quan đến việc sử dụng các biểu mẫu cụ thể. Mẫu S3201 là mẫu thường được áp dụng nhất trong trường hợp ngừng việc. Do đó, hiểu cách sử dụng nó là điều cần thiết để quản lý hiệu quả.
Biểu mẫu S3201 và các trường hợp sử dụng của nó
Mẫu S3201 là tài liệu chính cần gửi tới CPAM để kích hoạt thanh toán IJSS. Việc sử dụng nó bao gồm một số tình huống:
- Nghỉ ốm cổ điển.
- Nghỉ thai sản và nghỉ thai sản.
- Trị liệu bán thời gian.
Biểu mẫu này chứa các dữ liệu quan trọng như:
- Thời gian ngừng việc.
- Tổng lương các tháng trước.
- Thông tin liên quan đến việc thế quyền (nếu có).
Lấy nó ở đâu và làm cách nào để gửi nó đến CPAM?
Để lấy biểu mẫu S3201, chỉ cần tải xuống ở định dạng PDF từ trang web Bảo hiểm Y tế. Các công ty cũng có thể tạo ra nó thông qua phần mềm tính lương của họ. Việc gửi tới CPAM có thể được thực hiện thông qua một số kênh:
- Sử dụng net-doanh nghiệp.fr để giao hàng trực tuyến.
- Bằng thư, nếu không có công cụ kỹ thuật số.
Tôn trọng thời hạn gửi là một yếu tố quan trọng để tránh bất kỳ sự chậm trễ nào trong việc thanh toán tiền bồi thường.
Làm sao để điền giấy xác nhận lương không sai sót?
Cần tăng cường chú ý khi hoàn thành mẫu xác nhận lương để đảm bảo trả lương đúng cho người lao động. Mỗi lỗi có thể gây ra sự chậm trễ hoặc từ chối của CPAM, do đó cần phải có một quy trình nghiêm ngặt.
Thông tin cần cung cấp: người sử dụng lao động, người lao động, tiền lương, v.v.
Mỗi thông tin nhập vào mẫu S3201 phải chính xác. Dữ liệu chính cần tích hợp bao gồm:
- Phía nhà tuyển dụng: tên công ty, số SIRET, địa chỉ, liên hệ nhân sự.
- Phía nhân viên: họ, tên, số an sinh xã hội, chức vụ nắm giữ, ngày tuyển dụng.
- Thông tin về thời gian nghỉ phép: ngày làm việc cuối cùng, ngày bắt đầu nghỉ phép, lý do nghỉ phép.
- Dữ liệu lương thưởng: tổng lương trong ba tháng trước đó, bao gồm cả tiền thưởng thường xuyên.
Trong trường hợp áp dụng quyền thay thế (tức là người sử dụng lao động tiếp tục trả lương), điều cần thiết là phải đề cập đến ngày bảo hiểm.
Những lỗi thường gặp cần tránh
Một số lỗi có thể ảnh hưởng nghiêm trọng đến việc xử lý chứng chỉ. Dưới đây là những điều chính cần tránh:
- Sai số an sinh xã hội của nhân viên.
- Bỏ sót tiền thưởng hoặc thời gian vắng mặt không lương khi tính lương.
- Ngày không nhất quán trên tài liệu.
- Không áp dụng quyền thay thế khi cần thiết.
- Sử dụng hình thức không phù hợp tùy theo tính chất của bản án.
Nên kiểm tra kỹ thông tin trước khi gửi và nếu có thể, vi tính hóa quy trình thông qua phần mềm nhân sự như SAGE hoặc ADP để giảm thiểu sai sót của con người.
Nộp giấy chứng nhận: thời hạn, phương pháp và nghĩa vụ
Sau khi điền đúng giấy xác nhận lương phải gửi đi cẩn thận. Tôn trọng thời hạn và sử dụng các kênh phù hợp là điều cần thiết để CPAM xử lý nhanh chóng.
Những kênh nào để sử dụng? DSN, mạng doanh nghiệp, thư
Các phương pháp khác nhau có sẵn để người sử dụng lao động chuyển giấy chứng nhận lương của họ:
- DSN (Tuyên bố xã hội đề cử) : được khuyến nghị cho các công ty có hơn 50 nhân viên, phương pháp này đảm bảo việc gửi thông suốt và tự động từ phần mềm tính lương của bạn.
- Net-doanh nghiệp.fr : đối với những người thích gửi thủ công, cổng bảo mật này cho phép bạn điền và gửi trực tiếp S3201.
- Thư bưu điện : phương án cuối cùng là gửi biểu mẫu Cerfa qua đường bưu điện nhưng có thể gây thêm chậm trễ.
Những thời hạn nào cần được tôn trọng để tránh sự chậm trễ trong việc bồi thường?
Thời gian là rất quan trọng khi gửi giấy chứng nhận lương. Dưới đây là thời hạn để ghi lại:
| Phương thức vận chuyển | Thời hạn đề xuất |
|---|---|
| Qua DSN | Trong vòng những ngày dương lịch sau khi biết bản án. |
| Qua Net-doanh nghiệp hoặc qua đường bưu điện | Lý tưởng nhất là trong vòng 48 giờ để đảm bảo quyền lợi cho người lao động. |
Điều đó có nghĩa là việc đảm bảo bạn hành động nhanh chóng sau khi ngừng công việc sẽ giúp giảm thiểu các biến chứng tiềm ẩn.
Factorial hỗ trợ việc quản lý giấy xác nhận lương như thế nào?
Quản lý giấy chứng nhận lương có thể nhanh chóng trở thành một quá trình phức tạp và tốn thời gian. Tuy nhiên, nhờ các công cụ kỹ thuật số như Factorial, quá trình này được đơn giản hóa đáng kể.
Tập trung và tự động hóa sự vắng mặt
Factorial cung cấp một cách tiếp cận tập trung để quản lý nghỉ ốm, trong đó tất cả dữ liệu cần thiết để hoàn thành chứng chỉ lương sẽ được tự động tích hợp vào bảng điều khiển. Thông tin này bao gồm:
- Ngày ngừng làm việc.
- Loại phán đoán và lý do.
- Dữ liệu hợp đồng của nhân viên.
Phương pháp này giúp tránh được lỗi nhập liệu, tiết kiệm thời gian điền biểu mẫu và đảm bảo giám sát thời gian thực những trường hợp vắng mặt.
Tích hợp với bảng lương và tuân thủ GDPR
Factorial cũng đảm bảo tích hợp trơn tru với các phần mềm tính lương khác như Cegid, KPMG hoặc Mazars. Điều này cho phép dữ liệu cần thiết được tạo tự động mà không có nguy cơ xảy ra lỗi. Ngoài ra, việc tuân thủ GDPR được đảm bảo thông qua các giao thức bảo mật nghiêm ngặt để xử lý dữ liệu nhạy cảm.
Câu hỏi thường gặp – Giấy xác nhận lương: những câu hỏi thường gặp của bạn
Tôi có thể gửi giấy chứng nhận lương muộn được không?
Có, có thể nộp chứng chỉ muộn, nhưng điều này có thể dẫn đến sự chậm trễ trong việc thanh toán các khoản phụ cấp hàng ngày. Nên gửi nó trong vòng năm ngày kể từ ngày nhận được phán quyết.
Sự khác biệt giữa tiền lương và giấy chứng nhận làm việc là gì?
Giấy chứng nhận lương được CPAM sử dụng để tính các khoản phụ cấp hàng ngày, trong khi giấy chứng nhận làm việc chỉ xác nhận rằng một nhân viên đang làm việc trong công ty.
Tôi có phải hoàn thành chứng chỉ mới cho mỗi lần gia hạn không?
Không, một chứng chỉ duy nhất thường là đủ nếu thời gian đình chỉ được kéo dài mà không bị gián đoạn, nhưng việc đình chỉ mới hoặc thay đổi lý do cần có chứng chỉ mới.
Làm cách nào để sửa đổi chứng chỉ đã được gửi?
Để sửa chứng chỉ đã được gửi, bạn phải hoàn thành chứng chỉ sửa và gửi đến CPAM, nêu rõ các sửa đổi.