Hướng dẫn thực tế này nhằm mục đích cung cấp cho bạn lời khuyên hữu ích để phát triển một Kế hoạch hành động nhân sự hiệu quả. Trong môi trường luôn thay đổi ngày nay, quản lý nguồn nhân lực đóng một vai trò quan trọng trong sự thành công của doanh nghiệp. Một kế hoạch hành động có cấu trúc tốt có thể biến tầm nhìn của bạn thành các chiến lược cụ thể, từ đó tối ưu hóa hoạt động của tổ chức.
Trong các phần sau, chúng tôi sẽ đề cập đến các yếu tố thiết yếu tạo nên kế hoạch hành động nhân sự, hướng dẫn bạn các bước chính để triển khai hiệu quả. Khóa học này không chỉ cho phép bạn hiểu rõ hơn về tầm quan trọng của tài liệu chiến lược này mà còn phát triển nó một cách chuyên sâu.
Kế hoạch hành động nhân sự là gì?
MỘT Kế hoạch hành động nhân sự là một tài liệu có cấu trúc xác định rõ ràng các mục tiêu cần đạt được về mặt nguồn nhân lực và các bước cần thiết để đạt được chúng. Ở một số điểm, tài liệu này đóng vai trò như một lộ trình để điều phối các sáng kiến nhân sự trong một khoảng thời gian nhất định.
Tại sao nó quan trọng? Kế hoạch hành động nhân sự là một công cụ điều chỉnh nhu cầu nguồn nhân lực với các mục tiêu chiến lược của công ty. Bằng cách đặt ra các mục tiêu chính xác, có thể chuyển các định hướng chiến lược thành các hành động cụ thể, có thể đo lường được và phù hợp. Vì vậy, nó trở nên cần thiết đối với bất kỳ tổ chức nào muốn phát triển mạch lạc.
Do đó, kế hoạch hành động trả lời các câu hỏi cơ bản: Cái gì để sửa đổi? Và Làm sao tiếp tục ? Điều này khác với chẩn đoán nhân sự, nhằm mục đích xác định điểm mạnh và điểm yếu của một tổ chức mà không phải lúc nào cũng hành động. Kế hoạch hành động đề xuất các giải pháp bằng cách ưu tiên các hành động cần thực hiện. Lấy ví dụ một công ty mong muốn cải thiện chất lượng cuộc sống tại nơi làm việc. Chẩn đoán có thể chỉ ra các vấn đề về giao tiếp; một kế hoạch hành động sẽ xác định các hội thảo đào tạo cần thiết.
5 bước thực hiện kế hoạch hành động nhân sự
1. Phân tích nhu cầu
Bước đầu tiên trong việc xây dựng kế hoạch hành động là phân tích nhu cầu nguồn nhân lực. Điều này đòi hỏi sự chẩn đoán nội bộ chuyên sâu để xác định các kỹ năng hiện tại và những kỹ năng cần thiết trong tương lai. Nhiều yếu tố phải được tính đến:
- Bản đồ có sẵn và kỹ năng cần thiết
- Đánh giá các tài nguyên phần cứng và phần mềm có sẵn cho bạn
- Xác định các vấn đề chính như tuyển dụng hoặc đào tạo
Đánh giá này sẽ cho phép chúng tôi đưa ra tầm nhìn rõ ràng về các lĩnh vực cần cải thiện nhằm định hướng các hành động trong tương lai, chẳng hạn, một công ty công nghệ có thể phát hiện ra nhu cầu cấp thiết về đào tạo về các công nghệ mới nổi. Điều này sẽ cho phép bạn liệt kê các khóa đào tạo sẽ được tổ chức.
2. Xác định mục tiêu
Dựa trên các nhu cầu được xác định, điều cần thiết là xác định các mục tiêu SMART (Cụ thể, Đo lường được, Có thể đạt được, Thực tế và được xác định kịp thời). Những mục tiêu này sẽ cung cấp các tiêu chuẩn rõ ràng cho việc giám sát. Ví dụ :
- Giảm doanh thu 10% trong một năm
- Cải thiện mức độ hài lòng của nhân viên lên 80%
Một mục tiêu được xác định rõ ràng có thể định hướng các nỗ lực và thiết lập bầu không khí động lực trong nhóm.
3. Ưu tiên các hành động
Điều quan trọng là phải đánh giá các hành động khác nhau tùy theo tác động và tính khả thi của chúng. Việc phân loại các hành động theo thứ tự quan trọng cho phép bạn kiểm soát tài nguyên và thu được kết quả nhanh chóng. Điều này cũng có thể bao gồm lịch trình thực hiện các hành động ưu tiên, cho phép mỗi thành viên trong nhóm tập trung vào trách nhiệm của mình.
4. Phân công trách nhiệm
Mỗi hành động được xác định phải được giao cho một người chịu trách nhiệm hoặc một nhóm chuyên trách. Quá trình này không chỉ làm rõ vai trò mà còn đảm bảo sự cam kết của mỗi người tham gia. Ngoài ra, điều quan trọng là phải đặt kỳ vọng để tránh sự mơ hồ.
5. Giám sát và đánh giá các hành động
Điều cần thiết là phải thiết lập giám sát thường xuyên việc thực hiện, từ đó đo lường hiệu quả của các hành động được thực hiện. Việc xác định các chỉ số hiệu suất chính (KPI) rất hữu ích, chẳng hạn như tỷ lệ giữ chân nhân viên và sự hài lòng của lực lượng lao động. Ví dụ :
- Tăng tỷ lệ hài lòng của nhân viên từ 75 lên 85% trong sáu tháng.
- Giảm thời gian tuyển dụng trung bình xuống còn 30 ngày.
Ví dụ về kế hoạch hành động nhân sự cụ thể
Để bạn hình dung cụ thể, hãy lấy ví dụ về một công ty muốn cải thiện sự gắn kết của nhân viên đồng thời giảm tình trạng vắng mặt. Dưới đây là một ví dụ về một kế hoạch hành động:
Có vấn đề: tỷ lệ vắng mặt là 12% và mức độ hài lòng chung là 65%.
Mục tiêu:
- Giảm tỷ lệ vắng mặt xuống 8% trong 12 tháng
- Tăng sự hài lòng của nhân viên lên 80%.
Các hành động đã thực hiện:
- Tiến hành các cuộc phỏng vấn để hiểu nguyên nhân của sự vắng mặt.
- Bắt đầu một chương trình chăm sóc sức khỏe bao gồm các hoạt động thể chất.
- Đào tạo các nhà quản lý trong việc quản lý nhóm.
Việc thực hiện loại kế hoạch hành động này không chỉ có thể giải quyết các vấn đề trước mắt mà còn tiếp thêm sinh lực cho văn hóa công ty về lâu dài.
Ví dụ về bảng kế hoạch hành động
| Bàn thắng | hành động | Người quản lý | Giới hạn thời gian | Chỉ số thành công |
|---|---|---|---|---|
| Giảm tỷ lệ vắng mặt xuống 8% | Thực hiện khảo sát về chất lượng cuộc sống tại nơi làm việc | Giám đốc nhân sự | 1 tháng | Tỷ lệ tham gia khảo sát 80% |
| Đề xuất các sáng kiến thể thao | Người quản lý phúc lợi | 3 tháng | Sự tham gia của 60% nhân viên vào các hoạt động này |
Tầm quan trọng của các công cụ nhân sự trong việc xây dựng kế hoạch hành động nhân sự
Việc sử dụng Hệ thống thông tin nguồn nhân lực (HRIS) là rất quan trọng để hợp lý hóa kế hoạch hành động nhân sự. Trên thực tế, các hệ thống này giải phóng đội ngũ nhân sự khỏi các nhiệm vụ lặp đi lặp lại:
- Tự động hóa: Tham gia vào các quy trình tự động như giám sát hiệu suất.
- Tập trung dữ liệu: Dễ dàng truy cập vào tất cả các thông tin có liên quan.
- Đánh giá hiệu quả: Đo lường và điều chỉnh kế hoạch hành động theo thời gian thực.
Factorial là một ví dụ về HRIS hỗ trợ tất cả các bước này, cung cấp các công cụ mạnh mẽ để theo dõi tiến trình và tối ưu hóa tài nguyên.
✔️ Khám phá cách Factorial có thể biến các dự án nhân sự của bạn thành công! Hãy thử ngay bây giờ!